Avez-vous déjà eu à dire à un collaborateur que l’on voyait la moitié de ses fesses à chaque fois qu’il se penchait ? Moi oui ! Je vous en reparle à la fin.
Nous poursuivons donc notre série d’articles consacrée aux entretiens d’évaluation avec un sujet particulièrement délicat : les discussions difficiles qui peuvent survenir pendant ces entretiens. Que vous soyez manager ou collaborateur, il est probable que vous ayez déjà été confronté à des situations inconfortables lors de ces échanges. Pourquoi ces conversations ne doivent pas être évitées ? Comment les aborder avec tact et efficacité ?
Temps approximatif de lecture : environ 6 minutes
🚫 Pourquoi il ne faut pas éviter les sujets difficiles : Les risques à connaître
Avant de plonger dans les meilleures pratiques pour naviguer dans les discussions difficiles, il est essentiel de comprendre pourquoi il ne faut surtout pas éviter ces sujets, aussi inconfortables soient-ils.
➡ Stagnation professionnelle : Éviter les sujets difficiles peut entraîner une stagnation dans le développement professionnel du collaborateur. Sans un feedback honnête, il est difficile de savoir sur quoi s’améliorer.
➡ Détérioration des relations interpersonnelles : Les non-dits et les tensions non résolues peuvent s’accumuler et détériorer la relation entre le manager et le collaborateur, ainsi qu’entre les membres de l’équipe.
➡ Dégradation du climat de travail : Les problèmes non abordés peuvent avoir un effet boule de neige, affectant non seulement les personnes directement impliquées mais également l’ambiance de travail dans son ensemble.
➡ Diminution de la productivité : Lorsque les problèmes ne sont pas résolus, ils continuent souvent à occuper de l’espace mental, réduisant la capacité de concentration et par conséquent la productivité.
En somme, aborder les sujets difficiles n’est pas simplement une bonne pratique managériale, c’est une nécessité pour le bien-être et la performance de l’équipe.
Quelques exemples de bonnes pratiques
🎯 Identifier les Sujets Sensibles et s’y préparer !
Premièrement, il est crucial d’identifier à l’avance les sujets qui pourraient être source de tension ou de malaise, pour établir votre « stratégie d’intervention ». L’entretien est un acte managérial à enjeu, il est important de le préparer, et en particulier de préparer tranquillement votre façon d’échanger sur le sujet sensible. Pas de place pour l’impro si vous n’êtes pas à l’aise avec le sujet. Vous risquez de vous casser la figure, et bonjour les dégâts dans la relation avec votre collaborateur !
🤝 L’Importance de l’Écoute Active
Les discussions difficiles exigent une écoute dite active. Sans vous faire un cours d’écoute active, voici quelques éléments. Tout d’abord, il ne s’agit pas seulement d’entendre ce que l’autre personne dit, mais de veiller à être certains de bien vous comprendre. Cette compréhension mutuelle est la clé pour désamorcer les tensions et trouver des solutions.
Conseil opérationnel : Pour cela, vous pouvez utiliser la technique de la reformulation. Cela consiste à « répéter » ou paraphraser ce que l’autre personne vient de dire avec vos propres mots, pour vérifier si vous avez bien compris son point de vue.
Exemple concret : Le collaborateur, très énervé « Je dois courir dans tous les sens, je passe d’une tâche à l’autre sans en voir le bout. » Manager : « Si je comprends bien, tu es en colère car tu te sens submergé par la charge de travail actuelle. »
👥 La Communication Non Violente
Une technique efficace dans ce contexte est la Communication Non Violente (CNV). Il s’agit de s’exprimer avec clarté et empathie, sans accuser ou juger l’autre partie. La CNV facilite la résolution des conflits et encourage un dialogue ouvert et honnête.
Conseil opérationnel : Utiliser la technique OSBD. Elle consiste à suivre 4 étapes : Observation, Sentiment, Besoin, Demande. Appliquez ces étapes dans cet ordre lors de la discussion.
Exemple concret : « J’ai observé que les 3 derniers rapports m’ont été envoyés 4 jours après la date limite (Observation). Cela me rend anxieux car j’ai des échéances à respecter (Sentiment). J’ai besoin de pouvoir compter sur un respect des délais pour maintenir un bon niveau de qualité (Besoin). Pourrais-tu voir ce qu’il est possible de mettre en place pour remettre les rapports à temps ? (Demande) »
🕊 Trouver un Terrain d’Entente
Lorsque les discussions deviennent houleuses, il peut être utile de faire une pause et de réorienter la conversation vers les objectifs communs. Souvent, en revenant à ce qui unit plutôt qu’à ce qui divise, on trouve plus facilement un terrain d’entente.
Conseil opérationnel : Utilisez la méthode « STOP » pour prendre du recul lorsque la conversation commence à s’envenimer. « STOP » signifie Stop, Take a breath, Observe, Proceed (Arrêter, Respirer, Observer, Procéder).
Exemple concret : Si la conversation devient tendue, prenez une pause de quelques secondes (Stop), respirez profondément pour vous recentrer (Take a breath), observez la dynamique de la conversation et les émotions en jeu (Observe), et choisissez une nouvelle manière de procéder, en revenant par exemple aux objectifs communs (Proceed).
🌱 Engager sur l’Avenir
Après avoir abordé les points difficiles, il est important de parler des étapes suivantes. Quelles actions peuvent être prises pour améliorer la situation ? Cela permet de terminer l’entretien sur une note positive et constructive.
🤭 Et quand on voit les fesses d’un collaborateur ? Mon tout dernier conseil : faites-en un quasi non-sujet !
Il y a quelques années, j’ai eu à échanger avec un ouvrier dont on voyait le sourire du plombier quand il se mettait à genoux pour déposer les urnes funéraires dans les caveaux (cavurnes) avec toute la famille en deuil autour 😕. En matière d’expérience client dans le funéraire, il y a mieux ! 😊
Nous avons donc abordé le sujet avec mon adjointe et l’ouvrier en question, et cela s’est très bien passé. Je ne sais pas ce que j’ai fait de particulier à l’époque, mais mon adjointe m’a dit « tu as abordé le sujet exactement de la même façon que tous les autres sujets, avec le sourire et une pointe d’humour. Et ça en a fait un sujet comme un autre, et non plus un sujet délicat parce qu’on parle de « raie des fesses ».
Alors, je ne sais pas si c’est une bonne pratique et cela n’est peut-être pas toujours adapté, mais traiter le sujet en lui ôtant la dimension « sensible » est aussi une façon de traiter certains sujets difficiles.
En somme, les discussions difficiles en entretiens d’évaluation sont inévitables, mais elles ne sont pas insurmontables. Avec une préparation adéquate et une communication bienveillante, ces moments peuvent devenir des opportunités de croissance pour tous les participants.
